No hay contabilidad sin recibos: este es un principio clave para las empresas alemanas. Los recibos son la base de la contabilidad. Las empresas registran cada transacción comercial con recibos: beneficios, gastos, retiros y listas de inventario.

Además, desde el 1 de enero de 2020, las autoridades fiscales alemanas han aplicado el llamado «requisito de recibo», que establece que todas las empresas están obligadas a emitir recibos a los clientes, con algunas excepciones (Sección 146a, párrafo 2 del Código Tributario).

A continuación, te explicamos qué es un recibo y qué debe contener. También aprenderás más sobre los diferentes tipos de recibos, cuál es la diferencia entre los recibos internos y externos, y más.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un recibo?
  
• ¿Qué información debe contener un recibo?
  
• ¿Cuáles son los diferentes tipos de recibos?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre recibos internos y externos?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre un recibo y una factura?
  

¿Qué es un recibo?

«Recibo» es un término colectivo para los documentos que contienen datos importantes sobre transacciones y procesos dentro de una empresa. Existen varios tipos de recibos, entre los que se incluyen las facturas, la gestión de cobros y las notas de crédito. Siempre debes emitir un recibo cuando cambien los activos de tu empresa (es decir, beneficios o gastos). Pero también debe crear los recibos correspondientes durante el inventario o los retiros de la empresa.

Los recibos son especialmente importantes para la documentación, la trazabilidad fiscal y los controles internos dentro de una empresa. De acuerdo con el artículo 257 del Código de Comercio alemán (HGB), las empresas en Alemania deben conservar correctamente los recibos contables durante 10 años.

Obligación de conservar los recibos

Cada empresa debe archivar todos los recibos como parte de su obligación de retención. De acuerdo con la Sección 6, Cláusula 3 de la Ordenanza de Seguridad de la Caja Registradora, tanto los recibos digitales como los recibos en papel son legalmente válidos. La empresa tiene que asegurarse de que nadie pueda modificar el documento digital. La empresa también debe almacenar el recibo respectivo en la forma original enviada.

Stripe te ayuda a digitalizar tus recibos. Las empresas pueden usar Stripe Invoicing, por ejemplo, para crear fácilmente facturas digitales y enviarlas a los clientes en el transcurso de minutos. Invoicing permite a las empresas realizar pagos rápidos, incluso para transacciones internacionales. Esto permite personalizar, escalar y automatizar los procesos contables.

El futuro digital de los recibos

Los recibos digitales son cada vez más aceptados y ofrecen ventajas para empresas y destinatarios:

• Responsabilidad ambiental: al eliminar la necesidad de recibos en papel, los recibos digitales reducen el impacto ambiental y promueven procesos comerciales sostenibles.

• Ahorro de costes: los recibos digitales reducen significativamente los costes de impresión, almacenamiento y envío.

• Procesamiento eficiente: los recibos digitales son más fáciles de almacenar, archivar y buscar, lo que mejora la contabilidad y la seguridad de los datos.

• Mejor atención al cliente: los clientes pueden ver y recuperar fácilmente los recibos por correo electrónico o en los portales de clientes, lo que aumenta la facilidad de uso.

• Procesamiento rápido: las empresas envían recibos digitales al instante, lo que reduce el tiempo de la transacción y permite pagos más rápidos.

Además, los recibos digitales permiten el uso de herramientas como Stripe Revenue Recognition para optimizar la contabilidad de ejercicio. Nuestra solución hace que la contabilidad sea aún más rápida y precisa. Automatiza y configura fácilmente los informes de ingresos y garantiza el cumplimiento de la normativa de las directrices de las normas de reconocimiento de ingresos IFRS 15 y ASC 606.

¿Qué información debe contener un recibo?

Dado que hay muchos tipos diferentes de recibos, la información requerida también varía. Sin embargo, siempre debes incluir:

• Nombre y dirección de la empresa
  
• Número de identificación fiscal o del impuesto sobre el valor añadido (IVA) de la empresa que emite el recibo
  
• Nombre del proceso
  
• Fecha de creación
  
• Importe
  

Además, dependiendo del tipo de recibo, es posible que debas incluir más información, como el motivo del entretenimiento en un recibo de entretenimiento o el kilometraje al comienzo y al final del viaje en un libro de registro.

¿Cuáles son los diferentes tipos de recibos?

Las empresas utilizan los recibos para documentar tanto las transacciones financieras como una variedad de procesos internos. Dado que los tipos de transacciones y procesos varían, los documentos para registrarlos también varían. El término «recibo», por ejemplo, incluye las facturas, así como los recibos de anulación y los contratos de alquiler. Por lo tanto, el contenido de los documentos difiere.

Los cuatro ejemplos siguientes muestran los diferentes contenidos requeridos de varios recibos:

Recibo de caja registradora

El recibo de caja registradora sirve como comprobante de la compra de un producto y suele contener información como el artículo comprado, el precio y el IVA.

Los recibos de caja registradora desempeñan una función importante tanto en la contabilidad privada como en la corporativa. Los clientes deben almacenarlos para el reembolso de los gastos o para fines de garantía. Para las empresas, el recibo de caja registradora es importante para reclamar los gastos a efectos fiscales y para garantizar una documentación clara de las transacciones de compra o venta.

Un recibo de caja registradora debe contener esta información:

• Nombre y dirección del vendedor
  
• Fecha y hora
  
• Descripción del servicio, incluida la cantidad
  
• Monto total
  
• Tipo impositivo
  
• Número de factura secuencial
  
• Número de serie de la caja registradora
  
• Contador de firmas del sistema de caja registradora
  
• Valor de prueba
  

Albarán de entrega

El albarán documenta la entrega de mercancías entre proveedores y clientes. Los albaranes de entrega contienen información importante sobre las mercancías entregadas, como la cantidad, el tipo y las funciones especiales, y proporcionan un resumen de las mercancías entrantes.

Las empresas suelen utilizar albaranes de entrega en combinación con facturas porque confirman que los productos han llegado según lo pedido. Esto es particularmente importante en la logística empresarial para realizar un seguimiento de los pedidos y las entregas.

Un albarán de entrega debe contener:

• Nombre y dirección del vendedor y del cliente
  
• Fecha de emisión
  
• Fecha de entrega
  
• Descripción del servicio, incluida la cantidad
  
• Firma o sello del cliente (para confirmar la recepción de la mercancía, si es posible)
  

Nota de crédito

Una nota de crédito es un extracto que una empresa utiliza para reembolsar o reintegrar un monto a sus clientes. Las empresas lo emiten cuando es necesario un reembolso, descuento o corrección del importe de la factura original.

Por lo general, este contenido se encuentra en una nota de crédito:

• Identificación como nota de crédito
  
• Nombre y dirección del vendedor
  
• Nombre y dirección del comprador
  
• Número fiscal o número de identificación del IVA
  
• Fecha de creación
  
• Número de factura secuencial
  
• Descripción del servicio
  
• Tipo impositivo
  
• Importe total
  

Lista de inventario

Una lista de inventario es una lista de todos los bienes, materiales y activos que posee una empresa en un momento dado. Las empresas lo utilizan para registrar el inventario actual y determinar el valor real del inventario.

Una lista de inventario suele contener:

• Descripciones únicas de las partidas
  
• Números de partidas
  
• Unidades de medida
  
• Número de piezas
  
• Ubicaciones de almacenamiento
  

¿Cuál es la diferencia entre recibos internos y externos?

Recibos internos

Los recibos internos provienen de la empresa y documentan los procesos internos. Estos incluyen, por ejemplo, recibos de pago o recibos de retiro de material. Los recibos internos también se pueden utilizar si no hay recibos externos disponibles.

Los recibos internos suelen ser de gran importancia para el control interno y la gestión empresarial, ya que hacen trazables los procesos dentro de la empresa. Sirven de base para la contabilidad y la coordinación interna de las transacciones comerciales.

Los recibos internos pueden ser:

• Facturas salientes
  
• Recibos de retiro
  
• Listas de inventario
  
• Contabilidad de nómina
  
• Libros de caja
  
• Libros de registros
  
• Recibos de anulación
  
• Recibos de depreciación
  
• Recibos
  
• Recibos de caja registradora
  

Recibos externos

Los recibos externos, por otro lado, provienen de fuera de la empresa y documentan transacciones con socios comerciales externos, como proveedores o clientes. Ejemplos típicos son las facturas, las gestiones de cobro o los extractos bancarios.

Los recibos externos son importantes a efectos contables, ya que documentan el intercambio de bienes o servicios, y la ley obliga a las empresas a utilizarlos para garantizar la trazabilidad fiscal. Mientras que los recibos internos a menudo solo son relevantes para la empresa, los recibos externos son indispensables para la comunicación con organismos externos, como la agencia tributaria o los proveedores.

Los recibos externos pueden ser:

• Facturas entrantes
  
• Albaranes de entrada de mercancías
  
• Extractos bancarios
  
• Contratos de alquiler
  
• Recibos postales
  
• Cheques
  
• Recibos de hostelería
  
• Liquidaciones fiscales
  
• Recibos
  
• Recibos de caja registradora
  

Recibos de emergencia: Se utiliza solo en casos excepcionales

Además de los recibos internos y externos, también existen los llamados «recibos de emergencia», también conocidos como «recibos de reemplazo». Las empresas pueden crearlos si no pueden encontrar el recibo original o si no hay ningún recibo disponible (por ejemplo, en el caso de propinas o pagos en cajeros automáticos [ATM]). La creación de recibos de emergencia es inofensiva para pequeñas cantidades de hasta 250 € brutos.

Sin embargo, úsalos con precaución: si reemplazas con frecuencia los recibos originales con recibos de emergencia, esto puede generar problemas con la oficina fiscal.

¿Cuál es la diferencia entre un recibo y una factura?

Las diferencias entre una factura y un recibo radican en su definición, función y ámbito de aplicación dentro de la contabilidad. Si bien ambos documentos registran los procesos y son prueba de las transacciones financieras, existen diferencias significativas en su significado legal, estructura y función en la contabilidad.

Factura

Las facturas son una forma especial de recibo. Se crean para solicitar el pago cuando se proporcionan bienes o se prestan servicios. En comparación con los recibos generales, una factura cumple con requisitos específicos en términos de contenido y forma para ser legalmente válida y cumplir con los requisitos legales de la contabilidad.

Se requiere que una factura y un recibo contengan información diferente, y la factura requiere mucha más información obligatoria. Además, a diferencia del recibo, la factura tiene la función de presentar claramente los servicios y enumerar los costes asociados.

Una factura emitida correctamente es un documento para la facturación entre el comprador y el vendedor, sirve como prueba legal en las transacciones comerciales y es importante para cumplir con los requisitos fiscales.
Obtén más información sobre las facturas digitales y sus requisitos.

Recibo

Los recibos, por otro lado, son de gran importancia para documentar correctamente las transacciones financieras de una empresa y poder demostrar adecuadamente todas las transacciones comerciales. Un recibo confirma un pago realizado y sirve como base para la contabilidad. También facilita la transparencia y trazabilidad de los flujos financieros.

Los recibos son el requisito básico para reclamar la deducción fiscal soportada. Para importes inferiores, basta con presentar un recibo y no una factura en la agencia tributaria. Si un recibo contiene toda la información necesaria para una factura, un recibo puede reemplazar una factura.

Los recibos siempre deben estar firmados por el destinatario del pago. Si anotas en una factura que un cliente ha pagado, la factura puede convertirse en un comprobante de pago y, por lo tanto, en un recibo.