Para las empresas, facturar correctamente significa recibir el pago a tiempo, mantener los registros en orden y cumplir con la legislación fiscal. En Nueva Zelanda, las facturas desempeñan una función integral en las operaciones comerciales, y no incluir los detalles correctos puede ralentizar los pagos o dar lugar a problemas fiscales. Una factura bien estructurada y unas condiciones de pago bien definidas pueden marcar la diferencia.

A continuación, te explicamos qué información incluir en las facturas en Nueva Zelanda, cuándo emitir una factura de impuestos, cómo establecer las condiciones de pago que más te convengan y qué hacer cuando un cliente no pague a tiempo.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una factura en Nueva Zelanda?
  
• ¿Qué información debe incluirse en una factura válida de Nueva Zelanda?
  
• ¿Cuándo se requiere una factura de impuestos en Nueva Zelanda?
  
• ¿Cómo ayuda Stripe a las empresas neozelandesas con la facturación?
  

¿Qué es una factura en Nueva Zelanda?

Una factura es un documento financiero que registra una venta entre una empresa y un cliente. En Nueva Zelanda, las facturas registran lo que se ha vendido, quién lo ha comprado y cuánto se debe pagar. Ayudan a las empresas a administrar el flujo de caja, mantener los registros limpios y cumplir con las leyes fiscales.

Para los vendedores, las facturas representan los impuestos sobre la renta y sobre bienes y servicios (GST) recaudados, si corresponde, y para los clientes son la prueba de un gasto y del impuesto sobre bienes y servicios pagado. Además servir para el cumplimiento de la normativa fiscal, las facturas ayudan a las empresas a mantenerse organizadas, a rastrear quién debe dinero y a proporcionar un registro documental que puede ayudar a prevenir disputas.

Una factura bien estructurada hace que los pagos sean más manejables al realizar un seguimiento de los importes pendientes y establecer fechas de vencimiento y expectativas para evitar retrasos. Cuando llega la temporada de declaración de impuestos, llevar una facturación precisa implica que puedes declarar los ingresos correctamente y reclamar el GST cuando sea necesario.

¿Qué información debe incluirse en una factura válida de Nueva Zelanda?

Para que una factura sea válida en Nueva Zelanda, debe ser sencilla, estar estructurada y cumplir con la ley. Tanto si facturas un proyecto puntual como si gestionas una facturación continua, cada factura debe incluir estos datos:

Información de la empresa

• El nombre de tu empresa (o nombre comercial)

• Tu dirección e información de contacto (correo electrónico o número de teléfono)

• Tu número del GST si estás registrado a efectos del GST

Información del cliente

• El nombre del cliente

• La dirección del cliente si la factura es de 1000 dólares neozelandeses (NZD) o más

• El departamento específico o el nombre de la persona de contacto si facturas a una empresa grande

Información de la factura

• Un número de factura único (p. ej., INV1001, INV1002)

• La fecha de la factura

• Cada artículo o servicio proporcionado

• Cantidades, precios unitarios y totales (p. ej., «10 x Widget A a 50 NZD cada uno» o «consultoría: 5 horas a 120 NZD/hora»)

• Cualquier detalle adicional relevante para la compra, como números de serie o códigos de referencia

Información sobre tarifas

La forma en que muestres el total depende de tu estado del GST. Si no estás registrado a efectos del GST, incluye lo siguiente:

• El importe total

• Una declaración de que no se incluye el GST

Si estás registrado a efectos del GST, debes incluir:

• El subtotal antes del GST

• El importe total, incluido el GST

• El importe del GST por separado si la venta es de 1000 NZD o más

• Una etiqueta que indique que la factura es una «factura de impuestos»

Condiciones e instrucciones de pago

• Cuándo vence el pago (p. ej., «vence al recibirse» o «el pago vence en un plazo de siete días»)

• Cómo se debe realizar el pago (p. ej., transferencia bancaria, opciones de tarjeta de crédito, Stripe enlace de pago)

• Cualquier comisión por pago atrasado o descuento por pago anticipado

• Cualquier saldo pendiente si se ha solicitado un pago parcial o un depósito

¿Cuándo se requiere una factura de impuestos en Nueva Zelanda?

Si tu empresa está registrada a efectos del GST, las facturas de impuestos forman parte de la actividad comercial y las exige el Departamento de Impuestos Internos (IRD). No obstante, no todas las ventas necesitan una factura de impuestos, y las reglas dependen del tamaño de la transacción y de a quién vendas.

Diferencia entre factura normal y factura de impuestos

Si tu empresa no está registrada a efectos del GST, las facturas de impuestos no se te aplican y tus facturas mostrarán el importe total adeudado. Si estás registrado a efectos del GST:

• Se requiere una factura de impuestos para ventas superiores a 50 NZD. Las compras de 200 NZD tienen el requisito adicional de que debes emitir una factura en un plazo de 28 días.

• No se requiere una factura de impuestos formal para las ventas de 50 NZD o menos sin el GST, aunque algunas empresas las proporcionan como prácticas recomendadas. Aquellos que no lo hagan deben proporcionar un recibo estándar en el que figure el coste del artículo comprado, así como el GST.

Elementos de una factura de impuestos

Una factura de impuestos es una factura normal que incluye datos adicionales requeridos por el IRD. Si ya estás facturando correctamente, estás incluyendo la mayoría de estos detalles de todos modos. La diferencia es que si una factura carece de estos elementos, tu cliente no puede reclamar el reembolso del GST, y eso puede ser un problema para él, por lo que las empresas tienden a esperar facturas de impuestos, especialmente para las compras más grandes. Para que cuente como una factura de impuestos, tu documento debe tener:

• Las palabras «factura de impuestos»

• Los datos de tu empresa y el número de GST

• La fecha de la factura

• El nombre y la dirección del cliente si la venta es de 1000 NZD o más

• Una descripción clara de los bienes o servicios

• El cálculo del GST si la venta es de 1000 NZD o más

• El tipo de conversión de divisas para facturas en divisa extranjera

¿Cómo ayuda Stripe a las empresas neozelandesas con la facturación?

El objetivo de la facturación es recibir los pagos a tiempo sin complicaciones. Stripe Invoicing gestiona este proceso para las empresas neozelandesas integrando la facturación con el cobro de pagos, el cumplimiento de la normativa fiscal y la automatización. Así es como Stripe hace que la facturación sea más eficiente:

Creación de facturas

Con Stripe, puedes generar facturas desde el Dashboard de Stripe o desde la interfaz de programación de aplicaciones (API), lo que elimina la necesidad de un software de facturación independiente. En lugar de crear archivos PDF manualmente, utilizas las plantillas de Stripe para enviar facturas por correo electrónico para que los clientes puedan pagar al instante con el botón «pagar esta factura». Stripe gestiona automáticamente la numeración de las facturas, las fechas de vencimiento de los pagos y los cálculos del GST, si corresponde.

Aceptación de pagos

Por lo general, cuando haces que los pagos sean lo más fáciles posible para los clientes, recibes antes los pagos. Las facturas enviadas a través de Stripe se pueden pagar inmediatamente por Internet utilizando varias opciones de pago, entre las que se incluyen:

• Tarjetas de crédito o débito

• Transferencias bancarias

• Apple Pay, Google Pay u otros monederos digitales

Seguimiento de los pagos

Se necesita tiempo para reclamar las facturas vencidas. Stripe ayuda de la siguiente manera:

• Envía recordatorios automáticos de pago antes y después de la fecha de vencimiento

• Reintenta pagos fallidos de facturas recurrentes (p. ej., suscripciones).

• Hace un seguimiento del estado de las facturas en tiempo real, lo que te permite ver cuándo se ha emitido una factura, cuándo ha pagado el cliente o si está vencida.

Gestión de la facturación recurrente

Las empresas que facturan regularmente (p. ej., servicios de suscripción, anticipos, contratos en curso) pueden beneficiarse de las facturas recurrentes automatizadas de Stripe. Esto es particularmente útil para empresas de software como servicio (SaaS), consultores y proveedores de servicios que necesitan un flujo de caja predecible. Después de configurar la factura recurrente una vez, Stripe:

• Envía las facturas a tiempo

• Se ajusta a los importes prorrateados si es necesario

• Puede cobrar automáticamente un método de pago guardado

Cumplimiento de la normativa del GST

Stripe ayuda a que tus facturas cumplan con los requisitos fiscales de Nueva Zelanda. Puedes añadir automáticamente tu número del GST a las facturas, y Stripe Tax calcula el GST de cada transacción. Stripe tiene funciones adicionales que te ayudan a cumplir con las reglas de IRD. Por ejemplo, si tú y tu cliente tenéis guardados los números del GST, las facturas se etiquetan automáticamente como «factura de impuestos».

Seguimiento de facturas en tiempo real

En el Dashboard de Stripe, puedes hacer un seguimiento del estado de cada factura. Cuando alguien paga una factura, Stripe actualiza el estado automáticamente y puede enviar recibos de confirmación. Stripe se integra con software de contabilidad como Xero y QuickBooks, lo que reduce la introducción manual de datos y simplifica la conciliación.

Cómo aprovechar la facturación multidivisa e internacional

Si tienes clientes internacionales, Stripe simplifica los pagos transfronterizos:

• Stripe emite facturas en varias divisas y los clientes ven el importe en su divisa local.

• Stripe convierte los pagos y deposita los fondos en NZD u otra divisa elegida.

• Stripe admite métodos de pago locales como Alipay, WeChat Pay, GrabPay y muchos más.