Spesso le attività, pur cercando di operare correttamente, commettono errori relativi all'imposta sui beni e servizi (GST). La complessità delle normative, l'applicazione errata delle esenzioni fiscali e l'accumulo di piccole imprecisioni sono eventualità frequenti. Nel tempo, questi errori rischiano di far pagare un'attività più del dovuto all'Australian Taxation Office (ATO) oppure, al contrario, di incorrere in sanzioni per pagamenti insufficienti.

Fortunatamente, la maggior parte degli errori relativi alla GST si può prevenire identificando in anticipo le aree critiche. Di seguito, esploreremo gli errori più comuni che le attività commettono nella rendicontazione della GST, come questi portano a pagamenti errati e quali misure adottare per rimanere in regola.

Di cosa tratta questo articolo?

• Quali sono gli errori più comuni in termini di rendicontazione GST?
  
• Quali sono i meccanismi attraverso cui le attività finiscono per pagare la GST in eccesso o in difetto?
  
• Cosa succede se la GST non viene dichiarata correttamente?
  
• In che modo le attività possono migliorare la conformità alla GST?
  

Quali sono gli errori più comuni in termini di rendicontazione GST?

Gli errori relativi alla GST si verificano comunemente in due modi: dichiarazione non necessaria e omissione quando invece richiesta. Ciò porta le attività a richiedere crediti non dovuti o a non versare l'importo corretto, problematiche che possono causare inconvenienti con l'ATO.

Ecco gli errori più comuni commessi dalle attività.

Includere l'imposta GST nelle spese che non lo prevedono

Non tutte le spese aziendali includono la GST. Per i seguenti acquisti la GST non è prevista:

• Commissioni bancarie e pagamenti di interessi sui prestiti

• La maggior parte dei prodotti alimentari di base e delle forniture mediche

• Acqua, sistema fognario e drenaggio

• Trasporti internazionali e posta

Richiedere crediti GST su importi non soggetti a imposta (come quelli appena elencati) è un tentativo di recuperare un'imposta mai versata. Una richiesta eccessiva può dare luogo a correzioni o sanzioni da parte dell'ATO. Controlla sempre se la fattura di un fornitore include la GST prima di richiedere un credito.

Omessa applicazione della GST sulle vendite imponibili

Alcune attività classificano erroneamente le vendite imponibili come esenti da GST, spesso senza rendersene conto. Di seguito sono riportati alcuni esempi:

• Ristoranti che trattano erroneamente i pasti da asporto come privi di GST

• Fornitori di servizi che erroneamente presumono che alcune fatture non richiedano la GST

• Venditori online che non comprendono appieno i requisiti GST applicabili ai beni digitali

Se non riscuoti la GST su una vendita, l'ATO si aspetta comunque il pagamento.

Doppio conteggio della GST

Dichiarare due volte lo stesso reddito o la stessa spesa è un errore comune. Di seguito sono riportati alcuni scenari in cui ciò potrebbe verificarsi:

• Acquisti finanziati: un'attività acquista un bene (ad esempio un veicolo), richiede in anticipo l'intero credito GST e poi reclama anche una parte dell'imposta GST su ciascun pagamento di finanziamento.

• Voci di vendita duplicate: un'attività registra accidentalmente due volte la stessa vendita e paga il doppio della GST riscossa.

Questi errori portano a una sovrastima della tua GST, causando problemi inutili con l'ATO, come il pagamento di un importo maggiore del dovuto o la richiesta di un rimborso eccessivo.

Utilizzo di codici imposta o metodo di contabilità errati

Molti errori GST sono dovuti all'utilizzo di codici imposta errati o a un metodo di contabilizzazione errato:

• Codici imposta: se una vendita esente da GST viene erroneamente registrata come tassabile nel tuo sistema contabile, finirai per pagare la GST senza motivo. Viceversa, classificare una vendita soggetta a GST come esente porterà a un versamento inferiore all'importo dovuto.

• Metodi contabili: le attività che adottano la contabilità per cassa dichiarano la GST quando ricevono il pagamento, a differenza di quelle con contabilità non in contanti, che la dichiarano all'atto di emissione della fattura. Solo le attività con fatturato inferiore a 10 milioni di dollari australiani (AUD) possono utilizzare il principio di cassa. Scegliere il metodo sbagliato comporterà cifre inesatte nel tuo Business Activity Statement (BAS).

Combinazione di spese aziendali e personali

Confondere i confini tra spesa personale e aziendale aumenta il rischio di dichiarazioni eccessive o insufficienti. Le attività più piccole sono particolarmente vulnerabili a questi errori. Ecco alcuni problemi comuni:

• Richiedere l'imposta GST sugli acquisti personali: i crediti GST si applicano solo alle spese aziendali.

• Non suddividere uso aziendale e uso personale: se acquisti un laptop e lo usi al 50% per lavoro e al 50% per motivi personali, puoi richiedere solo la metà della GST.

Ignorare le transazioni in contanti o le piccole vendite

Ogni vendita conta, anche se in contanti. A volte, le attività sottostimano le vendite in contanti, che sia intenzionalmente o per errore. L'ATO dispone di sofisticati strumenti di confronto dei dati che rilevano i redditi non dichiarati. Non registrare nemmeno le piccole transazioni in contanti significa pagare meno la GST e, se l'ATO scopre l'errore, ti addebiterà delle sanzioni.

Dichiarazione errata delle vendite di asset o degli acquisti di capitale

Se vendi un bene aziendale, in genere la transazione include la GST. La mancanza significa un pagamento insufficiente. Ecco alcuni errori comuni:

• Dimenticare di segnalare la GST sulle vendite di beni: se vendi un'auto aziendale e ometti la GST dal tuo BAS, l'ATO potrebbe richiederti un pagamento inferiore.

• Errata classificazione degli acquisti di capitale: gli acquisti di beni quali macchinari e immobili devono essere segnalati come acquisti di capitale, mentre le normali spese aziendali devono essere classificate come acquisti non di capitale. Un'errata classificazione può invalidare la tua reportistica GST.

Quali sono i meccanismi attraverso cui le attività finiscono per pagare la GST in eccesso o in difetto?

Gli errori relativi all'imposta sui beni e servizi comportano tipicamente due scenari: un pagamento in eccesso o un pagamento insufficiente. Diamo un'occhiata più da vicino a ciascun risultato.

Errori di accredito

Pagare un importo maggiore del dovuto a causa di una sovrastima della GST causa un errore di credito. Ciò significa inviare all'ATO denaro a cui non ha diritto.

Questo può accadere quando:

• Registri due volte le vendite o addebiti erroneamente la GST sugli articoli esenti da GST

• Sovrastimi la GST a causa di errori nel tuo sistema contabile

• Non riesci a richiedere crediti GST su spese aziendali legittime a causa di transazioni classificate in modo errato

Errori di addebito

Gli errori di addebito avvengono quando l'importo versato è inferiore al dovuto a causa di una dichiarazione GST insufficiente, spesso derivante da mancate vendite o richieste di credito IVA in eccesso.

Questo può accadere quando:

• Dimentichi di includere le vendite imponibili nel tuo BAS

• Richiedi crediti GST su acquisti personali o senza GST che non sono idonei

• Consideri erroneamente i ricavi imponibili come esenti da GST

Se l'ATO rileva discrepanze che causano errori di addebito, la tua attività potrebbe essere soggetta a pagamenti arretrati, interessi e sanzioni.

Cosa succede se la GST non viene dichiarata correttamente?

Gli errori GST non avranno un impatto immediato, ma è necessario risolverli. L'ATO dispone di procedure chiare per correggere gli errori e le conseguenze dipendono dalla gravità dell'errore e dalla rapidità con cui lo si affronta.

Spesso, se si riscontra un errore in un BAS già depositato, l’ATO permette di correggerlo in una dichiarazione futura. Gli errori che non possono essere corretti nel BAS successivo richiedono la presentazione di una revisione. In questi casi, potrebbe essere necessario contattare direttamente l'ATO. A prescindere dalla dimensione dell'errore, registra l'accaduto e la sua risoluzione per eventuali consultazioni successive.

In caso di pagamento GST in eccesso, puoi richiederne il rimborso come credito nel prossimo BAS o tramite apposita richiesta. Se hai pagato la GST in difetto, dovrai pagare l'ammanco, di solito calcolando gli interessi a partire dalla data di scadenza originale.

Molte attività riescono a far fronte ai propri obblighi finanziari e a proseguire le operazioni, tuttavia, errori ripetuti possono innescare verifiche da parte dell'ATO. Una dichiarazione deliberatamente insufficiente (ad es. omissione consapevole delle vendite, aumento dei crediti GST) può comportare sanzioni sostanziali e controlli aggiuntivi.

Se commetti un errore, correggilo il prima possibile, paga l'imposta GST in sospeso (compresi gli interessi) e, se necessario, avvisa l'ATO. In generale, l'ATO è più indulgente quando le attività rivelano volontariamente gli errori piuttosto che aspettare che un audit li scopra.

In che modo le attività possono migliorare la conformità alla GST?

Nessuno desidera pagare l'ATO più del necessario o imbattersi in una fattura fiscale inattesa. Ecco come le attività possono migliorare la conformità alla normativa GST.

Utilizza un sistema contabile affidabile e configuralo correttamente

Il tuo software di contabilità deve essere configurato correttamente per la GST fin dal primo giorno. Definisci con precisione i codici imposta per prodotti, servizi e spese. Verifica la conformità del software con il metodo di reportistica GST registrato all'ATO e automatizza i processi per minimizzare gli errori di inserimento manuale.

Un sistema ben impostato, pur non eliminando del tutto gli errori, ne individua molti prima che diventino onerosi.

Tieni registri (e fatture) dettagliati

Per richiedere i crediti GST, è necessaria una fattura fiscale valida per ogni acquisto aziendale. Prendi l'abitudine di raccogliere tutte le fatture e mantenerle organizzate. Senza una documentazione completa, potresti richiedere importi errati, perdere crediti e incorrere in problemi in caso di verifica del tuo BAS da parte dell'ATO.

Separa le finanze aziendali da quelle personali

Una frequente causa di errori nella GST è la commistione tra spese aziendali e personali. Adottare alcune semplici pratiche può eliminare questo rischio:

• Utilizza un conto bancario e una carta di credito separati per le transazioni aziendali.

• Mantieni gli acquisti personali completamente fuori dai registri aziendali.

• Se si tratta di spese in comune, come l'utilizzo di un'auto o di un telefono aziendale, è necessario richiedere solo la porzione di GST collegata all'uso per l'azienda.

Questa piccola modifica consente di risparmiare tempo, riduce al minimo gli errori e facilita la riconciliazione.

Riconcilia regolarmente i conti GST

Verifica che l'importo della GST riscossa e pagata registrato nel tuo sistema contabile corrisponda a quanto dichiarato all'ATO. Se i numeri non corrispondono, verifica la presenza di fatture perse, voci duplicate e codici imposta errati. Le riconciliazioni regolari ti aiutano a individuare gli errori prima che diventino problemi più grandi (e più costosi) in seguito.

Ricevi aggiornamenti sulle normative in materia di GST

Le normative GST sono in continua evoluzione; pertanto, un aggiornamento costante previene il rischio di non conformità. Presta attenzione agli aggiornamenti per evitare non conformità involontarie. Iscriviti agli aggiornamenti sulle ATO, partecipa ai webinar ATO gratuiti e rivedi periodicamente le linee guida GST specifiche del settore, soprattutto se la tua attività ha obblighi fiscali complessi.

Ricevi l'aiuto di esperti se necessario

Se la conformità GST ti sembra complicata o hai bisogno di chiarimenti, potresti rivolgerti a un agente BAS o a un consulente fiscale. Loro possono controllare la tua dichiarazione BAS prima che tu la invii per individuare eventuali errori, offrirti supporto per situazioni GST complesse come vendite internazionali e cessioni di beni, e assicurarsi che tu stia applicando le correzioni GST appropriate quando necessario.