Se sei a capo di una startup, comprendere quali spese sono detraibili e come richiederle può fare una differenza enorme per la tua salute finanziaria nei primi anni. L'IRS (Internal Revenue Service) offre diverse detrazioni per i costi di avvio iniziali, le spese di marketing e quelle operative. Sfruttarle può ridurre il tuo reddito imponibile e liberare risorse preziose da reinvestire nella tua attività.

Esamineremo le basi delle detrazioni fiscali per le start-up e le strategie migliori per massimizzarle. Vedremo quali spese puoi detrarre e come monitorarle e rendicontarle al meglio.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cosa sono le detrazioni fiscali per l'avvio di un'attività?
  
• Come detrarre le spese di pre-lancio per la tua start-up
  
• Quali beni aziendali sono idonei all'ammortamento?
  
• Come detrarre le spese di marketing e pubblicità per la tua start-up
  
• Come monitorare e detrarre le spese di viaggio e pasti per la tua nuova attività
  
• Quali costi di avviamento possono essere ammortizzati nel tempo?
  
• Come richiedere la detrazione per le spese di lavoro da casa se gestisci una start-up da remoto
  

Che cosa sono le detrazioni fiscali per l'avvio di un'attività?

Le detrazioni fiscali per l'avvio di un'attività permettono di dedurre determinate spese sostenute prima dell'inizio ufficiale delle operazioni. Tali detrazioni coprono i costi relativi alla creazione di una nuova attività, come ricerche di mercato, pubblicità, formazione dei dipendenti e spese legali.

Come detrarre le spese di pre-lancio per la tua start-up

Per detrarre le spese aziendali pre-lancio, è fondamentale organizzarle, categorizzarle e rendicontarle all'IRS. Ecco come iniziare:

• Innanzitutto, suddividi i costi in spese di avvio e costi organizzativi. Le spese di avvio includono ricerche di mercato, pubblicità iniziale e formazione del personale, mentre i costi organizzativi includono le spese legali per la costituzione di una società a responsabilità limitata e le commissioni di costituzione.

• Poi somma tutte le spese idonee in ciascuna categoria. Sono ammissibili solo i costi direttamente legati alla preparazione del lancio dell'attività. Escludi altre voci.

• Per il primo anno, è possibile detrarre fino a 5.000 $ per le spese di avvio e altrettanti per quelle di organizzazione. Ma monitora il totale. Se i costi totali superano i 50.000 $, la detrazione di 5.000 $ si riduce della stessa cifra in cui i costi di avviamento o organizzazione eccedono tale soglia.

• Per i costi che superano il limite di 5.000 $ per il primo anno, le detrazioni vengono distribuite su 15 anni (a partire dal mese di lancio ufficiale dell'attività).

• Quando arriva la stagione fiscale, includi queste detrazioni nella tua dichiarazione aziendale. La forma esatta varia a seconda della struttura dell'attività (ad esempio, le ditte individuali e le società a responsabilità limitata (LLC) unipersonali utilizzano il modulo Schedule C).

Quali beni aziendali sono idonei all'ammortamento?

A differenza di molte altre spese aziendali, la maggior parte degli acquisti di attrezzature non è immediatamente detraibile, ma viene invece ammortizzata nel tempo attraverso il deprezzamento. Per poter beneficiare dell'ammortamento, i beni aziendali devono essere beni materiali con una vita utile superiore a un anno. Ecco una panoramica dei tipi di risorse generalmente idonee:

• Attrezzature per ufficio: computer, stampanti, fotocopiatrici e altre attrezzature necessarie per le operazioni quotidiane

• Mobili e infissi: scrivanie, sedie, armadi e persino illuminazione per ufficio

• Macchinari e strumenti: macchinari industriali o di produzione, utensili e altre attrezzature legate alla produzione

• Veicoli: tutti i veicoli di proprietà dell'attività. Tuttavia, esistono regolamenti specifici per i veicoli utilizzati sia per scopi aziendali che personali.

• Edifici e beni immobili: tutte le proprietà fisiche dell'attività, inclusi uffici, magazzini e spazi commerciali, sono ammortizzabili, ad eccezione del terreno.

I beni immateriali come brevetti, marchi, diritti d'autore e franchising non si deprezzano nel senso tradizionale del termine, ma possono essere ammortizzati nel tempo. Ammortizzandoli, distribuisci la detrazione nel tempo, il che può aiutare ad appianare il reddito imponibile nei primi anni della tua attività.

Come detrarre le spese di marketing e pubblicità per la tua start-up

Le spese di marketing e pubblicità sono generalmente considerate ordinarie e necessarie per le operazioni aziendali, il che significa che puoi dedurle come spese aziendali. Ecco come fare:

• Identifica le spese idonee: inizia identificando tutti i costi di marketing e pubblicità. Questi includono annunci online, campagne sui social media, spese di branding, progettazione di siti web e pubblicità tradizionale come volantini, cartelloni pubblicitari e annunci stampati. Ogni iniziativa volta a promuovere il tuo brand e ad acquisire nuovi clienti rientra in questa operazione. Questo include servizi fotografici o video professionali per le tue campagne e persino il costo di gadget promozionali.

• Separa i costi di avvio dai costi fissi: se sei ancora nella fase di pre-lancio, alcuni di questi costi potrebbero rientrare nelle spese di avvio. Una volta che l'attività è attiva e funzionante, tutte le spese di marketing sono detraibili per l'anno in cui vengono sostenute come parte delle normali spese aziendali.

• Conserva registri dettagliati: conserva registri precisi di ogni spesa di marketing, comprese fatture, ricevute ed estratti conto bancari, nonché una breve descrizione di ogni articolo o servizio.

• Riporta le spese nella tua dichiarazione dei redditi: quando presenti la dichiarazione dei redditi, elenca queste spese come "Pubblicità" o "Marketing" nella dichiarazione dei redditi della tua attività. Se la tua è una ditta individuale o una LLC unipersonale, dovresti utilizzare il modulo Schedule C, mentre una società per azioni dovrebbe utilizzare il modulo 1120.

Come monitorare e detrarre le spese di viaggio e pasti per la tua nuova attività

Se la tua nuova attività ha sostenuto spese di viaggio e pasti, puoi detrarle se ne hai un registro dettagliato e se soddisfano i requisiti dell'IRS. Le spese di viaggio sono ammissibili a condizione che il viaggio sia principalmente per motivi lavorativi, non personali. Se il tuo viaggio unisce motivi lavorativi e personali, solo le spese strettamente legate all'attività lavorativa sono detraibili. Se prolunghi un viaggio di lavoro con qualche giorno personale, dovrai scorporare e dedurre unicamente le spese relative alla parte lavorativa. Diamo un'occhiata più da vicino:

• Spese di viaggio detraibili: le spese di viaggio detraibili includono biglietti aerei, soggiorni in hotel, noleggio auto e taxi, tutto ciò che è necessario per portarti dove devi andare e trattenerti lì per motivi di lavoro.

• Spese per i pasti detraibili: le spese per i pasti sono detraibili solo se si verificano durante un viaggio di lavoro o un incontro di lavoro. Devono essere direttamente collegate al lavoro, quindi il tuo pranzo in un giorno libero non rientra nei requisiti. In genere, è possibile ammortizzare il 50% del costo dei pasti aziendali, anche se occasionalmente ci sono regole speciali (ad esempio, detrazioni temporanee del 100% per alcuni pasti). Monitora gli ultimi aggiornamenti dell'IRS.

• Chilometraggio detraibile: anche il chilometraggio può essere una detrazione aziendale. Quando guidi per motivi di lavoro, registra i tuoi chilometri separatamente. Se utilizzi spesso l'auto per lavoro, ti sarà utile un'app di monitoraggio del chilometraggio per registrare automaticamente i chilometri percorsi per scopi aziendali.

Ecco alcuni suggerimenti su come catalogare queste spese e registrarle quando presenti la dichiarazione dei redditi:

• Conserva la documentazione: tieni registri dettagliati di tutte queste spese. Conserva tutte le ricevute, che si tratti di un biglietto aereo, di un hotel o di un pasto. Anche le copie digitali funzionano, purché mostrino la data, l'importo e il motivo della spesa.

• Utilizza un software di contabilità: le app di contabilità come QuickBooks ed Expensify ti consentono di classificare le spese, caricare le ricevute e persino tenere traccia del chilometraggio per tenere in ordine i registri. Su ogni ricevuta o nel sistema di monitoraggio delle spese, annota perché si tratta di una spesa aziendale (ad esempio, "Cena con cliente a San Francisco").

• Segnala le spese: quando presenti la dichiarazione dei redditi, le spese di viaggio e i pasti sono riportate come "Pasti e viaggi" nella dichiarazione dei redditi della tua attività.

Quali costi di avviamento possono essere ammortizzati nel tempo?

I costi di avviamento che eccedono i 5.000 $ nel primo anno possono essere ammortizzati in 15 anni. Questo permette di distribuire le detrazioni fiscali nel tempo, anziché usufruirne tutte in una volta. Ecco uno sguardo a quali costi di avviamento si qualificano in genere per l'ammortamento:

• Ricerche e analisi di mercato: sono incluse eventuali ricerche che hai fatto per capire il tuo mercato di riferimento, la concorrenza o la base clienti prima del lancio. Ad esempio, l'assunzione di una società di ricerca per condurre sondaggi o analizzare il settore sarebbe idonea.

• Pubblicità e promozioni pre-lancio: sono inclusi eventuali costi pubblicitari iniziali per aumentare la consapevolezza del brand. Gli annunci in pre-apertura, il social media marketing e i comunicati stampa possono essere tutti idonei.

• Formazione dei dipendenti: è inclusa la formazione dei dipendenti per il giorno dell'apertura, come le tariffe per i materiali, le tariffe degli istruttori e gli affitti delle strutture.

• Spese di viaggio relative al lancio: tutte le spese di viaggio per assicurarsi clienti, venditori o fornitori prima che l'attività sia operativa possono essere ammortizzate. Queste possono includere biglietti aerei e alloggi.

• Servizi di consulenza: possono essere inclusi anche onorari per consulenti, avvocati o commercialisti nell'ambito della fase di configurazione iniziale. Tra gli esempi più comuni ci sono le spese legali per la redazione di contratti e la consulenza contabile per la creazione di sistemi finanziari.

• Costi organizzativi: le spese legate alla creazione della struttura giuridica dell'attività, come le commissioni di costituzione statali, la redazione di accordi di partnership e le commissioni per la costituzione di una società per azioni o società a responsabilità limitata, sono idonee per l'ammortamento.

Come richiedere la detrazione per le spese di lavoro da casa se gestisci una start-up da remoto

Richiedere la detrazione per il lavoro da casa può essere un modo intelligente per ridurre il reddito imponibile se gestisci la tua start-up da casa. Per poter beneficiare di questa detrazione, lo spazio che stai utilizzando deve essere utilizzato esclusivamente e regolarmente per l'attività. Per qualificarsi, l'ufficio domestico deve essere dedicato esclusivamente al lavoro; un tavolo da cucina usato anche per attività personali non è idoneo. Questo ufficio dovrebbe inoltre essere il tuo luogo di affari principale, ovvero il centro da cui gestisci e dirigi le operazioni della tua start-up, anche se lavori occasionalmente altrove. Se hai diritto a questa detrazione, ecco come calcolarla e dichiararla all'IRS.

Scegli il metodo di detrazione

L'IRS offre un'opzione semplice: puoi detrarre 5 $ per piede quadrato di spazio per l'home office fino a un massimo di 300 piedi quadrati per una detrazione massima di 1.500 $. Questo metodo è semplice da calcolare e comporta una ridotta necessità di tenere registri.

In alternativa, puoi avvalerti del metodo della spesa effettiva. Questo calcola la detrazione in base alle spese reali sostenute per la tua abitazione (come affitto, interessi sul mutuo, utenze e manutenzione), proporzionalmente alla percentuale della casa adibita all'attività lavorativa. Sebbene possa risultare in una deduzione più elevata, richiede una maggiore accuratezza nella rendicontazione.

Calcola la detrazione

Registra con attenzione tutte le spese rilevanti, come affitto, interessi sul mutuo, imposte sulla proprietà, utenze, riparazioni, assicurazione e qualsiasi costo diretto per l'ufficio (ad esempio, tinteggiatura e decorazioni).

Per il metodo della spesa effettiva, calcola la detrazione misurando la metratura del tuo ufficio a casa e dividendola per la metratura totale della tua casa per trovare la percentuale di utilizzo aziendale. Quindi, applica questa percentuale al totale delle tue spese di casa. Ad esempio, se il tuo ufficio a casa è di 200 piedi quadrati in una casa di 2.000 piedi quadrati, la percentuale di utilizzo aziendale è del 10%.

Riporta la detrazione nella tua dichiarazione dei redditi

Se sei una ditta individuale o una LLC unipersonale, utilizza il modulo 8829 (Spese per uso aziendale della tua abitazione) e il modulo Schedule C per dichiarare la detrazione per home office. L'IRS consente una sola detrazione per l'home office per attività. Se gestisci più attività dallo stesso ufficio da casa, solo una può usufruire della detrazione.

Tieni registri accurati

È importante documentare tutto. Conserva le foto del tuo ufficio a casa, le copie delle bollette ed eventuali ricevute per miglioramenti o manutenzione dello spazio. Questa detrazione può offrire un sollievo prezioso, specialmente nei primi anni della tua start-up, quindi vale la pena valutarla se ne hai i requisiti.