会計・在庫管理ソフトウェアは、企業が財務を処理し、在庫のある商品を追跡するのに役立つデジタルツールです。会計面では、取引の記録、収入と支出の追跡、請求書の処理、財務報告書の作成などのタスクを管理します。在庫管理においては、在庫レベル、注文、配送など、商品の数量と移動を監視するため、企業は在庫があるもの、不足しているもの、補充が必要なものを常に把握できます。

このソフトウェアは、財務データと在庫データを 1 カ所にまとめ、ビジネス全体の健全性を簡単に把握できるようにします。エラーを回避し、情報が整理された状態を維持し、支出、売上、在庫のニーズについてより良い決定を下す場合に特に役立ちます。世界の在庫管理ソフトウェア市場は、2023 年に 34 億 3,000 万ドルに相当すると推定され、2024 年から 2030 年にかけて年平均成長率 6.7% で成長を続けると予想されています。

以下では、会計・在庫管理ソフトウェアの仕組み、注目すべき機能、投資額に見合った効果を得る方法など、会計・在庫管理ソフトウェアの使用について中小企業が知っておくべきことについて説明します。

この記事の内容

• 会計・在庫管理ソフトウェアの仕組み
  
• 中小企業に会計・在庫管理ソフトウェアが必要な理由
  
• 会計ソフトウェアと在庫管理ソフトウェアの組み合わせに求められる機能
  
• 中小企業に最適な会計・在庫管理ツールとは
  
• 会計・在庫ソフトウェアのコストと ROI について
  

会計・在庫管理ソフトウェアの仕組み

会計・在庫管理ソフトウェアは、財務と在庫追跡を 1 つの使いやすいシステムに統合します。その仕組みをご紹介します。

入力と更新

まず、売上、購入、経費などの詳細を入力します。このソフトウェアは、商品の在庫数量や販売中の商品、入荷する商品を追跡します。店舗でバーコードスキャナーを使用していたり、オンラインで販売していたりする場合、ソフトウェアは販売が発生するたびに各数値を自動的に更新します。

技能的な追跡

• 会計: すべての売上、経費、支払いが記録されます。システムは、収入、支出、および全体的な財務を監視します。

• 在庫: 商品が売れると、在庫数は減少します。そして、新しい在庫が入荷すると、その数は増加します。これらの数値はシステムによって常に調整されているため、手元に何があるかを常に把握できます。

時間の節約につながる自動化

請求書の作成、支払いの追跡、在庫が少ないときの通知など、多くの作業が自動的に行われるため、スプレッドシートを更新したり、手作業で計算したりする必要はありません。

スマートアラート

ソフトウェアの監視機能を使用すれば、以下のような、注意が必要な場合にも通知を受け取ることができます。

• 人気商品の在庫が少なくなっている

• クライアントの支払いが期日を過ぎている

• 消耗品を再注文する時期がきた

わかりやすいレポート

また、このソフトウェアは、これらすべてのデータをシンプルなレポートに変換し、どの商品が最も売れているか、どこで最も資金を費やしているか、どれだけの利益を上げているかなどを示します。

すべてのツールを連携可能

オンライン店舗、決済アプリ、POS システムなど、他のツールを使用している場合、ソフトウェアはそれらとも連携できます。そうすることで、余分な労力をかけずにすべてのツールの同期が維持されます。

中小企業に会計・在庫管理ソフトウェアが必要な理由

財務と在庫を手作業で管理することは、始めたばかりの頃は実現可能に思えるかもしれません。しかし、ビジネスが成長するにつれて、1 つのミスや見落としが深刻な影響を与える可能性があります。ここでは、会計・在庫管理ソフトウェアが中小企業にとって非常に役立つ理由を詳しく見ていきます。

測定しないものは管理できない

日々のタスクをこなしていると、全体像を見失いがちです。このソフトウェアでは、財務データと在庫データが 1 カ所にまとめられるため、以下の情報を確認できます。

• すぐに売れていく商品はどれか (およびどの商品が売れていないか)

• 収入と支出の金額

• 仕入れ過ぎることなく、需要を満たすのに十分な在庫があるかどうか

このインサイトは瞬時に、正確に反映されるため、答えを見つけるためにスプレッドシートや領収書を掘り下げる必要はありません。このソフトウェアを使用することで、ビジネスの健全性を明確に把握できるようになり、当て推量を使用する必要がなくなります。

小さなミスが大きな結果を招く

中小企業では、補充を忘れたり、経費の計算を間違えたりするなどの小さなミスであっても、積み重なると基幹業務に影響を及ぼす可能性があります。このソフトウェアは、以下の方法でこうした問題を未然に防ぎます。

• 販売が発生したときに在庫を自動的に更新する

• 在庫が少なくなったときや請求書の期日を過ぎたときに通知する

• 計算と記録管理を処理することで、顧客や資金の損失を招く可能性のあるエラーが発生する懸念をなくす

キャッシュフロー

キャッシュフローは中小企業の成否を左右します。会計ソフトウェアは、会計を安定させ、予測可能な状態に保つのに役立ちます。その方法を以下にご紹介します。

• 未払いの支払いがある顧客を把握できるため、延滞した支払いが大きな問題になる前にフォローアップできます。

• 動いていない大量の在庫によってキャッシュが圧迫されるのを防ぐことができます。

• リアルタイムのレポートにより、利益を上げているかや損益分岐点に達しているかを把握できます。

• 事業の運営方法について、将来を見据えた意思決定を行うために必要な明確さが得られます。

ビジネスに合わせて拡張可能

中小企業が軌道に乗り始めたとき、会計や在庫の管理にいつも使用してきた Excel スプレッドシートを使い続けたいと考えるかもしれません。それでもしばらくの間はうまくいくかもしれませんが、成長するにつれて使い続けるのが難しくなる可能性があります。このソフトウェアでは早い段階からシステムを利用できるため、成長した際でも準備は万端です。新しい商品を追加すると、ソフトウェアによって追跡されます。会計士を雇う場合、会計士はゼロから始めたり、物理的な帳簿を調べたりすることなく、システムからデータを引き出すことができます。実店舗を補完するオンラインストアを立ち上げることが目標であれば、すべてが販売チャネル全体で同期されます。

適切な場所に労力を費やすことが可能に

中小企業を経営する場合、顧客との関係を構築し、新しいアイデアを試し、何が起こっても機敏に対応し続ける必要があります。このソフトウェアに舞台裏で行われる管理業務の処理を任せることで、自分だけができる経営の部分に集中できます。

例

地元のコーヒーショップを想像してみてください。このソフトウェアがなければ、オーナーは手遅れになるまで、店の人気シロップが切れていることに気付かないかもしれません。その結果、最も人気のあるラテを週末のメニューから外さなければならない上に、最も忙しい 2 日間の売上もサプライヤーからの請求書を賄うのに十分ではありません。オーナーがソフトウェアを使用している場合、結果は大きく異なる可能性があります。

• シロップの在庫が少なくなっているというアラートが、問題になる前に表示されます。

• 支払いが追跡され、請求書が送信され、期限切れの請求書に自動的にフラグが立てられます。

• ダッシュボードをざっと見ると、かなりの利益を上げている一方で、動きの遅いペストリー商品に費用をかけ過ぎていることがわかります。

会計ソフトウェアと在庫管理ソフトウェアの組み合わせに求められる機能

最適なソフトウェアの組み合わせは、ビジネスに自然にフィットしていると感じられるものでなければなりません。財務と在庫の同期が保たれ、明確なインサイトが提供され、手作業で悩む必要がなくなると同時に、ビジネスに合わせて拡張できる必要があります。その役割を果たすものを使用すると、管理に費やす時間が減り、ビジネスの運営により多くの時間を費やすことができるようになります。ここでは、ソフトウェアに求めるべき機能をご紹介します。

リアルタイムの在庫追跡

ソフトウェアは、販売や返品処理、補充のときに在庫レベルを自動的に更新するものである必要があります。ソフトウェアの種類によっては、バーコードスキャンやオンラインストアとの連携に対応している場合もあります。

財務情報の自動更新

すべての取引で会計記録が即時に更新されるため、タイムラグや数字の誤りを心配する必要はありません。

アラートとリマインド通知

在庫が少なくなったときや請求書の期日が過ぎたとき、請求書の支払いが必要になったときに通知を送信する機能があるものを選びましょう。

レポートとインサイト

販売動向、利益と損失、在庫実績、キャッシュフローを一目で示す簡単なレポートを提供できるソフトウェアが必要です。

スマートな連携

ソフトウェアが、決済代行業者 (Stripe など) や EC プラットフォーム (Shopify、WooCommerce など) など、すでに使用しているツールと連携できることを確認します。

請求と支払いの追跡

アプリを切り替えることなく、請求書の作成、支払いの追跡、期限切れの請求書のフォローアップができる必要があります。

再注文

在庫が一定のレベルに達したときにアラートを出す機能があり、サプライヤーへの発注書作成機能も備えているソフトウェアを選べば、今後、最も人気のある商品の在庫を切らすことはありません。

拡張性

ビジネスが成長するにつれて、求められる機能も大きくなります。事業拡大に伴い、より多くの商品、取引、ユーザーを処理できるソフトウェアを選択します。

ユーザーフレンドリーなインターフェイス

ソフトウェアは、技術者でなくても簡単に操作できる必要があります。すっきりとした直感的なダッシュボードは、システムの使いやすさを高めるとともに、それだけ効果を高めることができます。

モバイルアクセス

移動中でも携帯電話から在庫を確認したり、売上を追跡したり、請求書を送信したりできるモバイル機能を備えたソフトウェアを探してください。

中小企業に最適な会計・在庫管理ツールとは

中小企業を経営しており、すでに決済サービスプロバイダーとして Stripe をご利用の場合は、手作業なしで決済、在庫、会計を結び付けられる会計・在庫管理ソリューションを探してください。Xero、QuickBooks、Zoho Books、Cin7 Core などのツールを使用すると、中小企業は自社のシステムが連携され、記録が正確であると確信することができます。ここでは、Stripe と連携されることの多いツールをいくつかご紹介します。

Xero (会計)

Xero は中小企業向けに構築された使いやすい会計プラットフォームで、Stripe とスムーズに連携できます。

• Stripe 連携: Stripe での支払いは Xero に直接送金され、取引を自動的に照合して帳簿を最新の状態に保ちます。また Xero を利用すると、Stripe を利用した支払いを Xero の請求書で受け付けることもできます。

• 優れた機能: Xero は、リアルタイムの財務ダッシュボード、簡単な請求書作成ツール、および納税申告書作成ツールを提供しています。

• 有望である理由: Xero では、すでに処理中の Stripe での支払いを処理しながら、財務情報を整理することができます。

QuickBooks Online (会計)

QuickBooks Online は中小企業にとって頼りになる会計ツールです。その機能は Stripe との相性も抜群です。

• Stripe 連携: Stripe で処理された支払いは自動的に QuickBooks に取り込まれるため、手動で取引を入力したり照合したりする必要はありません。

• 優れた機能: QuickBooks は損益レポートを生成し、費用を追跡し、Stripe を利用した決済用リンクを使用して請求業務を容易にします。

• 有望である理由: QuickBooks では、事業者が処理するすべての Stripe 取引を会計処理しながら、財務状況を明確に確認できます。

Zoho Books (会計・在庫)

Zoho Books は、在庫管理も提供する柔軟な会計ツールであり、1 つのプラットフォームで両方の分野のニーズを満たしたい事業者に適しています。

• Stripe 連携: Zoho Books は Stripe Payments と直接連携し、請求書と会計記録を自動的に更新します。

• 優れた機能: 在庫レベルと商品の動きを追跡するため、過剰在庫や不足を回避できます。

• 有望である理由: Zoho Books では、会計と在庫を 1 カ所で確認でき、Stripe との動機も簡単です。

Cin7 Core (在庫)

Cin7 Core は、Stripe や一般的な会計ツールと連携できる強力なクラウドベースの在庫管理ソリューションです。

• Stripe 連携: Stripe の支払いは Cin7 Core に即座に記録され、在庫が更新されます。

• 優れた機能: QuickBooks や Xero などの会計ツールと連携できるため、支払いと在庫の整合性が常に保たれます。

• 有望である理由: Cin7 Core は、より複雑な在庫ニーズを持つ企業の在庫、決済、会計システムを結び付けます。

A2X (会計)

A2X は E コマースに特化して構築されており、Shopify や Amazon などのプラットフォームで販売するビジネスをサポートしています。

• Stripe 連携: Stripe と連携すると、A2X によって入金が QuickBooks や Xero のようなプラットフォーム向けに明確なカテゴリー (売上、手数料、返金など) に分類されるため、照合作業が簡単になります。

• 優れた機能: A2X は、オンライン販売からの未分類の支払いデータを自動的に整理します。

• 有望である理由: A2X は、混乱や手作業を生じさせることなく、Stripe 取引を事業者の財務記録と一致させます。

会計・在庫ソフトウェアのコストと ROI について

会計・在庫管理ソフトウェアのコストと投資収益率 (ROI) は、ツールに支払う金額と、ツールがビジネスにもたらす時間、資金、価値のバランスを取ることに帰着します。

コスト: 支払い内容

ソフトウェアのサブスクリプション料金

• ほとんどのツールでは、月額または年額の料金が請求されます。

• 中小企業の場合、この手数料は提供される機能、ユーザー数、連携によって大きく異なります。

アドオンと連携

Stripe、Shopify、高度なレポートシステムなどのツールと連携すると、追加コストが発生する場合があります。無料のアドオンもあれば、少額の料金がかかるアドオンもあります。

設定とトレーニング

新しいソフトウェアを稼働させるには、事前に時間と資金の投資が必要な場合があります。例は以下のとおりです。

• データ (過去の在庫や会計記録など) をインポートする

• ソフトウェアの使用方法についてチームをトレーニングする

見えないコスト

一部のプラットフォームでは、追加のユーザー、取引量の増加、プレミアムサポートに対して料金が請求されます。まず、これらのいずれかが当てはまるかどうかを確認してください。

ROI: 得られるもの

このソフトウェアの ROI は、節約される時間、回避できるミス、賢明な意思決定が可能であることで明らかにでき、これらすべてが利益を増やす可能性があります。

時間の節約

請求書発行、経費追跡、在庫更新などのタスクを自動化することで、毎週の労働時間を節約できます。

• 例: 毎週手作業にかかる 5 時間分が短縮され、時給を 25 ドルと評価するとします。自動化により、月あたり 500 ドルの節約が可能です。
  

コストのかかるミスを減らす

会計や在庫について手作業によるミス (二重注文、在庫切れ、未払いの請求書の見落としなど) が発生すると、資金と顧客を失う可能性があります。ソフトウェアを使用することで、このようなミスを最小限に抑えることができます。

• 例: ベストセラー商品を自動的に補充することで、数百ドルまたは数千ドルの売上を維持できます。
  

キャッシュフローの改善

ソフトウェアを使用することで、未払いの請求書を追跡し、スピーディーな支払いを管理し、売れ残った在庫にキャッシュを圧迫されるのを回避できます。これにより、ビジネスの流動性が高まり、資金調達時の魅力が増します。

• 例: キャッシュフロー管理を改善することで、当座貸越手数料やサプライヤーによる割引の見逃しを減らすことができます。
  

より賢明な意思決定

商品のパフォーマンスと支出額に関するリアルタイムのインサイトにより、より多くの情報に基づいた意思決定を行うことができます。

• 例: パフォーマンスの低い在庫を削減し、利益率の高い商品に注力することで、収益性を高めることができます。
  

低コストの拡張性

ソフトウェアは、事業に合わせて拡張できます。売上が増加し、事業が成長するにつれて、システムは手作業を増やすことなく、複雑さの増加に対応できます。多くの場合、ソフトウェアのコストは、同じタスクを手動で管理するために誰かを雇うコストよりもはるかに安くなります。

• 例: ソフトウェアは、月にわずかな売上しかないビジネスの初期段階から、海外販売のための E コマースストアの拡大と開設の意思決定に至るまで、会計と在庫を管理し、チームを無駄のない状態に保ちます。
  

簡単な費用便益の例

次のことを想像してみてください。

• 会計・在庫管理ソフトウェアに月額 60 ドルを費やしています。

• 毎月 10 時間の手作業を節約できます。時給 25 ドルとして、毎月合計 250 ドルを節約できます。

• 300 ドルの売上損失が発生する可能性のある 1 つの在庫エラーを回避しました。

ROI の計算方法は次のとおりです。

• 月額費用: 60 ドル

• 毎月の利益: 節約された時間 + 回避されたエラー = 250 ドル + 300 ドル = 550 ドル

この場合、ソフトウェアはその料金のほぼ 10 倍の価値をもたらしています。さらに言えば、この価値は、キャッシュフローの改善、顧客満足度の向上、長期的な成長の可能性など、他のメリットを考慮する前の話です。