Für viele Unternehmen ist die Rechnungsstellung noch immer ein langsamer, manueller Prozess, der mit Verzögerungen, potenziellen Fehlern und Verwaltungsaufwand verbunden ist. Mit der elektronischen Rechnungsstellung können Sie viele dieser Probleme vermeiden: Anstatt Zahlungen nachzujagen oder Tippfehler in per E-Mail gesendeten PDF-Dateien zu korrigieren, können Unternehmen ein sicheres, automatisiertes System nutzen, das Rechnungen direkt zwischen Finanzsystemen überträgt.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, was Unternehmen in Neuseeland über die elektronische Rechnungsstellung wissen müssen – von der Funktionsweise bis hin zu den ersten Schritten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die elektronische Rechnungsstellung und wie unterscheidet sie sich von der herkömmlichen Rechnungsstellung?
  
• Ist die elektronische Rechnungsstellung in Neuseeland verpflichtend?
  
• Wie wirkt sich PEPPOL auf die elektronische Rechnungsstellung in Neuseeland aus?
  
• Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen in Neuseeland?
  
• Wie wirkt sich die elektronische Rechnungsstellung auf die Steuerkonformität in Neuseeland aus?
  

Was ist elektronische Rechnungsstellung und wie unterscheidet sie sich von der herkömmlichen Rechnungsstellung?

Herkömmliche Rechnungen verlangsamen Zahlungen. Eine Papierrechnung muss ausgedruckt und verschickt werden. Eine PDF-Rechnung muss per E-Mail gesendet und manuell in ein Finanzsystem eingegeben werden. Diese zusätzlichen Schritte führen zu Verzögerungen, Fehlern und sogar dem Risiko verlorener oder ignorierter Rechnungen.

Die elektronische Rechnungsstellung ist der digitale Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen, der in einem Format strukturiert ist, das Buchhaltungssysteme automatisch lesen können. Im Gegensatz zu herkömmlichen Rechnungen erfordern elektronische Rechnungen keine manuelle Dateneingabe. Die Rechnung wird über ein akkreditiertes Netzwerk für elektronische Rechnungsstellung, das maschinenlesbare Daten in einem Format wie XML oder JSON verwendet, direkt vom System des Absenders an die Buchhaltungssoftware des Empfängers gesendet. Das System des Käufers/der Käuferin nimmt die Rechnung entgegen, validiert sie und verarbeitet sie ohne menschliches Eingreifen.

Elektronische Rechnungen sind weltweit auf dem Vormarsch, wobei der Markt für elektronische Rechnungen zwischen 2024 und 2028 voraussichtlich um durchschnittlich 28 % jährlich wachsen wird. Regierungen auf der ganzen Welt drängen ebenfalls auf die Adoption. Italien und Mexiko erfordern bereits elektronische Rechnungen für Unternehmen.

Ist die elektronische Rechnungsstellung in Neuseeland verpflichtend?

Nein, die elektronische Rechnungsstellung ist für die meisten Unternehmen in Neuseeland nicht erforderlich. Dennoch wird es allmählich zum Standard, und Buchhaltungsplattformen wie Xero und MYOB unterstützen bereits elektronische Rechnungen. Wenn Sie sich an PDF-Dateien halten, müssen Sie zwar nicht mit Strafen rechnen, verpassen Sie jedoch möglicherweise schnellere Zahlungen und effizientere Abläufe.

Staatliche Stellen

Die neuseeländische Regierung fördert aktiv die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung. Wenn Sie mit Behörden zusammenarbeiten, müssen Sie damit rechnen, dass diese zunehmend elektronische Rechnungen anfordern werden. Bis Januar 2026 werden weitere beauftragte Regierungsbehörden zum Versand und Empfang elektronischer Rechnungen verpflichtet. Das bedeutet, dass Unternehmen, die diesen Agenturen Rechnungen stellen, auch elektronische Rechnungen versenden müssen.

Private Unternehmen

Die elektronische Rechnungsstellung bleibt für private Unternehmen, die nicht mit Regierungsbehörden zusammenarbeiten, optional. Es gibt kein Gesetz, das Unternehmen dazu verpflichtet, und es gibt auch keine formellen Pläne für ein Mandat.

Aber das Ministerium für Wirtschaft, Innovation und Beschäftigung (MBIE) fördert die Praxis. Es führt eine öffentliche Liste mit mehr als 50.000 Unternehmen, die bereits für den Empfang elektronischer Rechnungen registriert sind. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie nach Handelspartnern suchen, die bereits elektronische Rechnungen verwenden.

Koordination mit Australien

Neuseeland und Australien haben sich zu einem gemeinsamen Rahmenwerk für die elektronische Rechnungsstellung verpflichtet, damit Unternehmen problemlos grenzüberschreitende Rechnungen stellen können. Anstatt Mandate zu erlassen, haben sich die Regierungen dieser Länder darauf konzentriert, die elektronische Rechnungsstellung so vorteilhaft und einfach zu gestalten, dass Unternehmen dies freiwillig tun.

Welche Auswirkungen hat PEPPOL auf die elektronische Rechnungsstellung in Neuseeland?

Der neuseeländische Rahmen für die elektronische Rechnungsstellung basiert auf PEPPOL, einem globalen Netzwerk, über das sich Unternehmen Rechnungen digital in standardisierter Sprache austauschen können. Anstatt eine benutzerdefinierte Integration für jeden Partner zu unterstützen, kann ein Unternehmen PEPPOL als universellen Konnektor verwenden, um Rechnungen einfacher zwischen Unternehmen, Behörden und internationalen Partnern zu versenden.

Warum hat Neuseeland PEPPOL eingeführt?

Neuseeland und Australien haben PEPPOL im Jahr 2019 eingeführt, um ein vereinfachtes System für die elektronische Rechnungsstellung im Format PINT A-NZ zu schaffen. Dies ermöglicht es den beiden Nationen, innerhalb eines bestehenden globalen Standards zu arbeiten, anstatt ein neues System von Grund auf neu zu entwickeln, und ermöglicht auch eine einfache transtasmanische Rechnungsstellung.

Mit PEPPOL kann jedes Unternehmen, das mit dem Netzwerk verbunden ist – ob in Neuseeland, Australien oder einem anderen Land – Rechnungen senden und empfangen, ohne sich Gedanken über Dateiformate, Softwarekompatibilität oder manuelle Dateneingabe machen zu müssen. PEPPOL beseitigt die Ineffizienzen mehrerer inkompatibler Rechnungsformate und ermöglicht einen problemlosen Rechnungsfluss.

Wie funktioniert PEPPOL?

PEPPOL arbeitet mit einem Vier-Ecken-Modell. Rechnungen werden über ein strukturiertes und sicheres Netzwerk übertragen. So funktioniert's:

• Das Buchhaltungssystem des Absenders erstellt eine elektronische Rechnung im standardisierten Format und sendet sie an einen PEPPOL Access Point.

• Der Access Point des Absenders überprüft die Rechnungsdetails und leitet die Rechnung sicher weiter.

• Der Access Point des Empfängers empfängt die Rechnung und übermittelt sie an das Buchhaltungssystem des Empfängers.

• Das System des Empfängers verarbeitet die Rechnung automatisch, ohne dass eine manuelle Dateneingabe oder -validierung erforderlich ist.

Rechnungen, die über PEPPOL versendet werden, profitieren zudem von einer stärkeren Betrugsprävention. Informationen, die über das Netzwerk ausgetauscht werden, werden verschlüsselt und authentifiziert, um Manipulationen oder betrügerische Rechnungen zu verhindern. PEPPOL wurde auch speziell an das Geschäftsumfeld in Australien und Neuseeland angepasst: Der PINT-A-NZ-Standard gewährleistet die Einhaltung der lokalen Berichterstattung für die Waren- und Dienstleistungssteuer (GST), und Unternehmen können Rechnungen grenzüberschreitend versenden, ohne sich Gedanken über lokale Steuerfragen machen zu müssen.

Die neuseeländische Regierung hat PEPPOL in ihre Systeme integriert, und zentrale Regierungsbehörden können nun elektronische PEPPOL-Rechnungen empfangen. Dadurch entsteht ein Netzwerkeffekt: Da immer mehr staatliche Anbieter die elektronische Rechnungsstellung nutzen, wird sich die Akzeptanz bei privaten Unternehmen wahrscheinlich beschleunigen.

Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen in Neuseeland?

Die elektronische Rechnungsstellung verbessert die Art und Weise, wie Unternehmen Zahlungen abwickeln und die Compliance einhalten, grundlegend. Höhere Effizienz kann schnellere Zahlungen, niedrigere Kosten und höhere Sicherheitsstandards bedeuten. So profitieren Unternehmen in Neuseeland von der elektronischen Rechnungsstellung.

Schnellere Zahlungen und besserer Cashflow

Manuelle Verarbeitung, fehlende Angaben und lange Genehmigungszyklen verzögern Zahlungen. Das MBIE stellte fest, dass es nach der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in der Lage war, Lieferanten im Durchschnitt um drei Tage schneller zu bezahlen. Ein paar Tage mögen nicht nach viel klingen, aber im Laufe eines Jahres und darüber hinaus können sie die Liquiditätslage eines Unternehmens erheblich verbessern. Das kann besonders für Unternehmen von Vorteil sein, die mit knappen Margen arbeiten.

Geringere Bearbeitungskosten

Die Verarbeitung einer Rechnung ist nicht kostenlos, und die Arbeitskosten für die manuelle Bearbeitung von Rechnungen summieren sich schnell, insbesondere für Unternehmen, die jeden Monat hohe Rechnungsvolumen verarbeiten.

Weniger Fehler und Anfechtungen

Ein einfacher Tippfehler kann eine Zahlung um Wochen verzögern. Die meisten angefochtenen Rechnungen sind auf falsche Beträge oder Berechnungen oder nicht übereinstimmende Bestellnummern zurückzuführen. Diese erfordern Korrekturarbeit. Die elektronische Rechnungsstellung kann diese Fehler eliminieren, da Daten direkt von einem Finanzsystem zum anderen fließen, ohne dass eine erneute Eingabe erforderlich ist.

Weniger Verwaltungsaufwand und Papier

Unternehmen, die herkömmliche Rechnungen verwenden, verbringen viel Zeit damit, Rechnungen zu erstellen, zu versenden, Kopien einzureichen und von Lieferanten erhaltene Rechnungen manuell zu protokollieren. Durch die elektronische Rechnungsstellung werden viele dieser Prozesse automatisiert. Digitale Rechnungen lassen sich schneller erstellen und versenden, und die Rechnungen kommen zur einfacheren Überprüfung in Ihrem Buchhaltungssystem an.

Höhere Sicherheit

Rechnungsbetrug ist ein echtes Problem, insbesondere bei Rechnungen per E-Mail. Zu den häufigsten Betrugsmaschen gehören abgefangene PDF-Dateien, bei denen betrügerische Akteure ihre Bankdaten ändern, sowie gefälschte Rechnungen, die Unternehmen unwissentlich bezahlen. Die elektronische Rechnungsstellung ist aus folgenden Gründen wesentlich schwieriger zu handhaben:

• Transaktionen werden über ein sicheres, verschlüsseltes Netzwerk abgewickelt

• Jede Rechnung enthält verifizierte Absender- und Empfängerkennungen

• Es gibt einen Prüfpfad über den Rechnungsweg.

So wird das Betrugsrisiko gesenkt und sichergestellt, dass Rechnungen von legitimen, vertrauenswürdigen Lieferanten stammen. Das ist besonders wertvoll für Unternehmen, die Transaktionen mit hohem Wert abwickeln.

Einfachere Aufzeichnungen

Neuseeländische Unternehmen müssen Rechnungsunterlagen für Steuerzwecke mindestens sieben Jahre aufbewahren. Mit der elektronischen Rechnungsstellung wird dies noch einfacher, indem Rechnungen automatisch in Ihrer Buchhaltungssoftware archiviert und wichtige Details (z. B. Lieferant, Datum GST) indiziert werden, um sie schnell abrufen zu können.

Bessere Sichtbarkeit

Mit der elektronischen Rechnungsstellung können Sie Ihre Konten in Echtzeit einsehen. Sie können in Ihrem System sofort sehen, welche Rechnungen zugestellt, angesehen, genehmigt oder bezahlt wurden, und strukturierte Daten verwenden, um Zahlungszyklen, verspätete Zahler und Cashflow-Trends zu analysieren.

Wie wirkt sich die elektronische Rechnungsstellung auf die Steuerkonformität in Neuseeland aus?

Die elektronische Rechnungsstellung erleichtert die Einhaltung der GST-Regeln, verbessert die Geschäftsunterlagen und verringert das Risiko von Steuerbetrug. Die Vorschriften des Inland Revenue Department (IRD) ermöglichen die elektronische Rechnungsstellung, damit Unternehmen ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand die Vorschriften einhalten können. Hier erfahren Sie, wie sich die elektronische Rechnungsstellung auf die Steuerkonformität von Unternehmen auswirkt.

GST-Datensätze

Ursprünglich mussten neuseeländische Unternehmen „Tax Invoice“-Dokumente (Rechnungen mit Steuerausweis) mit Angaben wie der GST-Nummer des Lieferanten, dem Rechnungsdatum und GST-Betrag vorlegen, um Ansprüche geltend machen zu können. Neuseeland hat seine Steuergesetze im April 2023 aktualisiert und die alten Anforderungen an Rechnungen mit Steuerausweis durch ein flexibleres Konzept mit der Bezeichnung „Taxable Supply Information“ („Informationen zu steuerpflichtigen Lieferungen“) ersetzt, damit Unternehmen eine breitere Palette von Aufzeichnungen oder eine Kombination von Aufzeichnungen (z. B. Bestellungen, Hauptbücher, Lieferantenvereinbarungen, Verträge) für ihre GST-Erklärungen verwenden können. Elektronische Rechnungen gelten gemäß dieser Änderung als gültige GST-Datensätze.

GST-Erklärungen

Die elektronische Rechnungsstellung lässt sich direkt in Buchhaltungssysteme integrieren und erfasst automatisch:

• Gesamtumsatz

• Erhobene GST

• Gezahlte GST insgesamt

Durch diese Echtzeitgenauigkeit werden häufige Fehler bei der Berichterstattung wie Tippfehler und fehlende Rechnungen minimiert. Einige Unternehmen können sogar Teile ihrer GST-Erklärungsprozesse automatisieren.

Prüfungsbereitschaft

Da die elektronische Rechnungsstellung die Steuerberichterstattung und -aufzeichnungen vereinfacht, verbessert sie auch die Bereitschaft für Prüfungen. Jede E-Rechnung hinterlässt einen digitalen Prüfpfad, der die Überprüfung von Transaktionen erleichtert. Sollte Neuseeland jemals in Richtung einer GST-Berichterstattung in Echtzeit vorgehen, sind Unternehmen, die elektronische Rechnungsstellung nutzen, bereits vorbereitet.

Aufzeichnungen

Laut neuseeländischem Gesetz sind Unternehmen verpflichtet, Rechnungsbelege mindestens sieben Jahre lang aufzubewahren. Die elektronische Rechnungsstellung erleichtert die Buchführung auf folgende Weise:

• Elektronische Rechnungen sind einfacher zu speichern und sicherer als Papierdateien oder eingescannte PDFs.

• Sie können Rechnungen sofort suchen und abrufen, anstatt alte Unterlagen manuell zu sortieren.

• Es besteht kein Risiko von verlorenen, verblassten oder beschädigten Papierrechnungen.

• Selbst wenn ein Unternehmen die Software oder den Anbieter wechselt, können Rechnungsdaten exportiert und für Steuern aufbewahrt werden.