El cumplimiento de la normativa y el procedimiento «Conozca a su cliente» (KYC) son inseparables en Europa. Las directivas de la Unión Europea han conducido a la armonización de las normas jurídicas. Sin embargo, siguen existiendo diferencias entre los distintos Estados miembros. En este artículo, aprenderás qué es el KYC y por qué estos procedimientos en Alemania difieren de los de otros países de la Unión Europea (UE). También aclaramos la importancia del KYC para las empresas alemanas y qué requisitos deben satisfacer para cumplir con la ley.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el KYC y cuál es su propósito?
  
• ¿Cómo difieren los requisitos de KYC en Alemania? ¿Por qué se establece esa diferencia?
  
• ¿Qué requisitos de KYC deben cumplir las empresas alemanas?
  

¿Qué es el KYC y cuál es su propósito?

La abreviatura KYC significa «conozca a su cliente». Sus principios establecen normas internacionales para combatir el blanqueo de capitales, el financiamiento del terrorismo, el fraude, la corrupción y otros tipos de delitos financieros. Incluye una serie de normativas y procedimientos que identifican y verifican principalmente a los titulares de cuentas, sus estructuras de propiedad y sus antecedentes económicos.

El proceso KYC revela riesgos potenciales en relaciones comerciales nuevas o existentes, por ejemplo, empresas ficticias o recursos monetarios de fuentes cuestionables. Es importante para las empresas porque les ayuda a prevenir el fraude al identificar a sus clientes. Básicamente, se trata de validar que los clientes sean quienes dicen ser.

El KYC se utiliza en diversos sectores a nivel mundial, en especial en lo que respecta a las operaciones fiscales y al cumplimiento normativo. Los sectores clave incluyen los siguientes:

• Sector financiero: los bancos, las compañías de seguros, las instituciones de crédito y los proveedores de servicios de pago deben implementar medidas de KYC de forma legal.
  
• E-commerce y marketplaces: las plataformas con transacciones financieras utilizan el proceso KYC para prohibir el fraude.
  
• Fintech y criptomonedas: los sitios de intercambio de criptomonedas y los proveedores de carteras deben validar las identidades de los clientes para prevenir el blanqueo de capitales, entre otras cosas.
  
• Sector inmobiliario: la situación económica de los clientes está sujeta a revisión a la hora de comprar bienes inmuebles o al manejar transacciones inmobiliarias.
  
• Asesoría legal y empresarial: los estudios de abogados y los auditores utilizan el KYC para verificar a los clientes y socios.
  

En muchos países, el KYC es un componente clave de las obligaciones normativas. No obstante, los criterios específicos varían de manera considerable según la región, lo que puede suponer un reto para las empresas que operan a nivel internacional. Algunos países tienen requisitos estrictos; otros ofrecen más flexibilidad.

En los Estados Unidos, las disposiciones de cumplimiento de KYC son relativamente estrictas. La Ley USA PATRIOT y la Ley de Secreto Bancario exigen controles exhaustivos de identidad para detectar y prevenir los flujos fiscales ilegales en una fase temprana. Las instituciones financieras deben autenticar a los clientes y monitorear sus transacciones de forma continua para informar actividades sospechosas.

El KYC es cada vez más importante en Asia. En los centros financieros como Singapur y Hong Kong, los bancos y otros proveedores de servicios tienen pautas claras con respecto a la verificación de identidad. La 6.ª Directiva de la UE contra el blanqueo de capitales (6AMLD), que establece normas mínimas uniformes para todos los Estados miembros de la UE, trata sobre el KYC. A pesar de los objetivos comunes, existen diferencias específicas de cada país en cuanto a la implementación.

¿Cómo difieren los requisitos de KYC en Alemania? ¿Por qué se establece esa diferencia?

Las empresas alemanas se enfrentan a un reto particular en lo que respecta al cumplimiento de los requisitos de KYC. Hay varias razones para esto.

Normativas legales

En Alemania, la «Ley sobre el rastreo de los productos de delitos graves» o la Ley de Blanqueo de Capitales (GwG) aplica las Directivas de la UE contra el blanqueo de capitales (AMLD). La GwG es relativamente estricta y detallada en comparación con las políticas internacionales. Los requisitos para la verificación de la identidad del cliente, la documentación y las obligaciones de presentación de información son elevados. Por ejemplo, los bancos alemanes no solo realizan comprobaciones de KYC al abrir una cuenta o realizar grandes transacciones, sino que también supervisan sus relaciones comerciales con regularidad para poder notificar cualquier actividad sospechosa en una fase temprana. Esta revisión continua requiere una inversión significativa en procesos y sistemas de cumplimiento de la normativa.

Registro de transparencia

Otra diferencia clave en comparación con otros países europeos es el Registro de Transparencia alemán. El Registro de Transparencia es una base de datos que contiene información sobre los beneficiarios efectivos de las empresas (consulta el artículo 3 de la GwG) y sirve para prevenir el blanqueo de capitales y la evasión fiscal. Las autoridades y otras entidades pueden utilizar el registro para descubrir actividades sospechosas, rastrear flujos de efectivo e identificar activos ocultos.

El Registro de Transparencia alemán es un registro completo desde el 1 de agosto de 2021. Casi todas las empresas nacionales deben informar a sus beneficiarios efectivos con registros completos. En otros países de la UE, el Registro de Transparencia sigue siendo el llamado registro general, en el que las empresas solo tienen que proporcionar datos si no pueden encontrar a los beneficiarios efectivos, que no se pueden encontrar en otras fuentes oficiales. Esto significa que la carga administrativa para las organizaciones en Alemania es mayor: siempre tienen que hacer una presentación por separado.

Además, las empresas en Alemania están obligadas a revisar y actualizar su información con regularidad. El incumplimiento de las obligaciones de transparencia podría constituir una infracción administrativa y dar lugar a multas de hasta €150.000. En casos particulares, las empresas pueden enfrentarse a multas de 5 millones de euros o el 10 % de sus ingresos totales por infracciones graves, repetidas o sistemáticas. En otros países de la UE, los funcionarios pueden establecer sanciones más bajas o aplicarlas con menos frecuencia.

Autoridad Federal de Supervisión Financiera (BaFin)

El rol de la BaFin en términos de KYC es diferente del de otras naciones. Como autoridad de supervisión monetaria de Alemania, monitorea, entre otras cosas, los bancos y sus actividades comerciales. El KYC y el cumplimiento de la normativa van de la mano porque la BaFin tiene conocimiento no solo de los balances, sino también de las prácticas comerciales de los bancos. La BaFin castiga las infracciones con sanciones que van desde advertencias y multas hasta la retirada de la licencia bancaria de una empresa. En Alemania, las instituciones financieras y otras organizaciones están sujetas a una supervisión intensiva y a sanciones rápidas en caso de conducta indebida. En otros países, varios organismos reguladores podrían encargarse de tareas comparables, lo que podría dar lugar a un control menos estricto.

¿Qué requisitos de KYC deben cumplir las empresas alemanas?

Según la GwG, las empresas alemanas deben cumplir con numerosos requisitos para el procedimiento KYC. A continuación, presentamos un resumen de las más importantes:

Obligaciones generales de diligencia debida

El artículo 10 de la GwG enumera las obligaciones generales de diligencia debida que las empresas deben seguir en relación con el cumplimiento de KYC. Entre ellas se encuentran las siguientes:

• Identificar a las partes contratantes.
  
• Determinar si las partes contratantes actúan en nombre de los beneficiarios efectivos y, si es necesario, detectar a estas personas.
  
• Determinar si las partes contratantes son personas políticamente expuestas o cercanas a ellas.
  
• Aclarar el propósito de la relación comercial.
  
• Hacer un seguimiento continuo de la relación y de las transacciones realizadas.
  

De conformidad con el artículo 11, párrafo 4, de la GwG, los siguientes datos son necesarios para la correcta identificación de las personas físicas:

• Nombre y apellido.
  
• Lugar y fecha de nacimiento.
  
• Nacionalidad.
  
• Dirección.
  

Las empresas deben recopilar los siguientes datos para una entidad jurídica o sociedad colectiva:

• Empresa, nombre o designación.
  
• Estructura legal.
  
• Número de registro (si está disponible).
  
• Dirección de la sede social o sucursal principal.
  
• Nombres de los miembros del órgano de representación o nombres de los representantes legales.
  

Dado que la autenticación de clientes es el núcleo del principio de KYC, las empresas deben utilizar una solución técnica adecuada. Con Stripe Identity, puedes validar documentos de identificación oficiales de más de 100 países diferentes. Esta verificación exhaustiva es un desafío técnico porque existen varias normas para las tarjetas de identificación en todo el mundo. Además, Identity permite la comparación biométrica de fotos de documentos de identidad y selfis, así como la validación de nombres, fechas de nacimiento y números de seguro social.

Medidas de seguridad internas

El cumplimiento de KYC requiere la implementación de medidas internas que permitan una gestión eficaz de los riesgos conveniente para la naturaleza y el alcance de la operación. Las empresas deben adoptar las siguientes medidas, entre otras, según los párrafos 4, 6 y 7 de la GwG:

• Verificar la confiabilidad de los empleados.
  
• Informar con regularidad a los empleados sobre los métodos y las normativas actuales de financiamiento ilícito.
  
• Designar a un funcionario calificado en blanqueo de capitales y a un adjunto.
  
• Proporcionar información a petición de la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF).
  
• Crear un sistema de denuncia de irregularidades que permita a los empleados responsables denunciar las infracciones en virtud de la GwG de forma confidencial.
  

Análisis de riesgos

El párrafo 5 de la GwG requiere que las empresas examinen cada relación o transacción comercial. El objetivo es identificar y evaluar los riesgos de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo. Puedes encontrar una lista de los factores de riesgo clave en los anexos 1 y 2 de la GwG. Estos se relacionan con los clientes, el producto, el servicio o la operación, así como la ubicación geográfica de la organización. Si la amenaza es baja, las empresas solo deben cumplir con las obligaciones simplificadas de diligencia debida (consulta el artículo 14 de la GwG).

Obligación de retención

De conformidad con el artículo 8 de la GwG, las empresas deben registrar y conservar cuidadosamente todos los datos de procedimientos de KYC durante al menos cinco años. Esto incluye información sobre socios contractuales, copias de documentos de identificación, detalles sobre relaciones comerciales y análisis de riesgos.

Obligación de presentación de información

Si existe la sospecha de que las actividades o los negocios resultarán en blanqueo de capitales o financiamiento del terrorismo, debes notificar a la UIF. De conformidad con el artículo 43 de la GwG, esta obligación de presentación de información corresponde independientemente del valor del activo o del importe de la transacción.